Carrière Privacy Verklaring - Cushman & Wakefield

Carrière Privacy Verklaring

Issue: 17 May 2018

1. Overzicht

Wij respecteren de privacyrechten van personen en doen er alles aan om persoonlijke informatie op verantwoorde wijze en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving te behandelen. Het is belangrijk dat u deze privacyverklaring (‘Privacyverklaring’) aandachtig leest, aangezien hierin wordt beschreven hoe Cushman & Wakefield (‘C&W’, ‘wij/we’ of ‘onze/ons’) omgaat met uw persoonlijke gegevens wanneer u solliciteert naar een baan of een andere functie bij ons en deze de rechten die u hebt in verband met die informatie beschrijft. Het begrip ‘sollicitanten’ wordt in deze privacyverklaring gebruikt om te verwijzen naar iedereen die solliciteert naar een functie of die anderszins op zoek is naar werk voor of met ons (op dit nu op permanente of niet-permanente basis is). 

Indien u opmerkingen of vragen hebt over deze Privacyverklaring, neem dan contact met ons op via de contactgegevens die in Sectie 9 onderaan worden vermeld.

2. Soorten persoonlijke gegevens die wij verzamelen wanneer u solliciteert 

Gegevens die wij automatisch verzamelen

U kunt het wervingsgedeelte van onze website (‘Website’) bezoeken en zoeken naar banen zonder persoonlijke gegevens te verstrekken. We verzamelen echter bepaalde informatie automatisch van uw apparaat wanneer u onze website bezoekt. Raadpleeg voor meer informatie de privacyverklaring die van toepassing is op het gebruik van onze Website. 

Houd er ook rekening mee dat uw gebruik van onze Website wordt beheerst door onze Gebruiksvoorwaarden.

Persoonlijke gegevens die van u verzameld worden 

Wanneer toegestaan door en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, omvat het type persoonlijke gegevens dat we verzamelen en gebruiken wanneer u solliciteert naar een functie en tijdens het wervingsproces bij C&W (inclusief maar niet beperkt tot):

  • Identificatiegegevens en contactgegevens – inclusief uw naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en andere contactinformatie, geslacht, geboortedatum, nationaliteit(en), nationale identificatiemiddelen (zoals nationale identiteitskaart/paspoort, burgerservicenummer(s)).
  • Arbeidsgeschiedenis – zoals vorige werkgevers en functietitels/posities.
  • Achtergrondinformatie – zoals academische/beroepskwalificaties, functiekwalificaties, opleiding, details die zijn opgenomen in uw cv (waaronder mogelijk details van lidmaatschappen of interesses die gevoelige persoonlijke informatie vormen), transcripties en werkreferenties.
  • Details van de door u genoemde referenties (inclusief hun naam, contactgegevens, werkgever en functie).
  • Gegevens over uw immigratie-/visumstatus.
  • Vorige sollicitaties/functies (informatie met betrekking tot eerdere sollicitaties die u hebt gedaan bij de C&W Group en/of met betrekking tot een eerder arbeidsverleden bij de C&W Group).
  • Informatie over sollicitaties (zoals de functies waar u naar solliciteert, uw sollicitatie en gerelateerde documentatie/communicatie, sollicitatiebrieven, informatie uit gesprekken en telefonische screening, verzoeken over compensatie/voordelen, informatie over verhuizingen).
  • CCTV/toegangscontrole gebouw – Met het oog op een bezoek aan een gebouw van C&W (bijv. voor een sollicitatiegesprek), kunnen wij CCTV en/of toegangscontrolemiddelen voor gebouwen (die de verwerking van CCTV-afbeeldingen en/of andere persoonlijke informatie zoals de naam van de bezoeker en het tijdstip van toegang tot het gebouw omvat) gebruiken voor beveiligings- en wetshandhavingsdoeleinden, om onze wettelijke rechten vast te stellen, uit te oefenen en te verdedigen en/of om de vitale belangen van een persoon te beschermen. 
  • Andere informatie die u vrijwillig verstrekt tijdens het proces, onder meer via beoordelingscentra/oefeningen en interviews. 

We zullen uw uitdrukkelijke toestemming verkrijgen om de bovenstaande persoonlijke informatie te verwerken, indien vereist door de toepasselijke wetgeving.

Als algemene regel geldt dat wij tijdens het wervingsproces geen van de volgende informatie verzamelen of verwerken: informatie die uw ras of etnische afkomst, religieuze, politieke of filosofische overtuigingen of vakbondslidmaatschap onthult; genetische gegevens; biometrische gegevens met het oog op unieke identificatie; of informatie over uw gezondheid/seksleven, tenzij toegestaan door de toepasselijke wetgeving of waar nodig om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving (‘Gevoelige Persoonlijke Informatie’). 

In sommige gevallen, voor zover toegestaan door en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, moeten we mogelijk een aantal gevoelige persoonlijke gegevens verzamelen of om een vrijwillige openbaarmaking vragen voor legitieme aan werving gerelateerde doeleinden: bijvoorbeeld informatie over uw raciale/etnische afkomst, geslacht en handicaps met het oog op het monitoren van gelijke kansen, om te voldoen aan antidiscriminatiewetgeving of andere wetten en voor rapportageverplichtingen van de overheid (alle rapporten die door ons in dit verband worden opgesteld, zouden u niet direct identificeren, tenzij we wettelijk verplicht zijn om dat te doen); of informatie over uw fysieke of mentale toestand om accommodaties te overwegen voor het wervingsproces of in de fase van het offreren van een baan om de nodige aanpassingen aan te brengen voor de relevante functie. U kunt op vrijwillige basis andere gevoelige persoonlijke gegevens verstrekken tijdens het wervingsproces. 

Persoonlijke gegevens verzameld uit andere bronnen en de werking van een talentenpool

We kunnen persoonlijke gegevens anderszins dan rechtstreeks van u verzamelen, bijvoorbeeld:

  • Informatie verstrekt door wervingsbureaus of uitvoerende zoekbureaus.
  • Getuigschriften verstrekt door referenties.
  • Andere achtergrondinformatie verstrekt of bevestigd door academische instellingen en opleidings- of certificeringsaanbieders.
  • Gegevens van strafregisters die zijn verkregen door middel van strafregistratiecontroles (in bepaalde landen waar dergelijke controles volgens de toepasselijke wetgeving zijn toegestaan en worden uitgevoerd). 
  • Informatie verstrekt door agentschappen voor achtergrondcontrole en andere externe databasehouders (bijvoorbeeld kredietinformatiebureaus en professionele/andere sanctieregisters). 
  • Informatie verzameld uit openbaar beschikbare bronnen, inclusief professionele sociale media-platforms die u gebruikt of andere online beschikbare informatie.
  • Van andere C & W-groepsmaatschappijen voor de doeleinden uiteengezet in deze privacyverklaring.

(in elk geval wanneer toegestaan door en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, inclusief alle vereisten met betrekking tot het verkrijgen van uw toestemming, en, in het geval van het controleren van strafregisters, het gebruik van achtergrondcontrolebureaus en het verzamelen van informatie uit openbaar beschikbare bronnen, wanneer gerechtvaardigd door verwijzing naar de functie, in welk geval u voorafgaand aan de controles wordt voorzien van verdere informatie). 

Als uw sollicitatie niet succesvol is, zullen wij uw persoonlijke gegevens toevoegen aan onze talentenpool om binnen deze talentenpool een profiel over u te creëren. We kunnen de persoonlijke gegevens die u ons verstrekt combineren met informatie die is verkregen van externe bronnen, waaronder openbaar beschikbare bronnen voor dergelijke doeleinden (bijvoorbeeld openbaar beschikbare platforms waarop u een professioneel profiel publiceert). 

We bewaren deze profielgegevens gedurende een bepaalde periode (zoals in Sectie 6 hieronder beschreven) om eventuele kansen op werk te identificeren waarvoor u van tijd tot tijd in aanmerking zou kunnen komen en om contact met u op te nemen over dergelijke kansen (en om ervoor te zorgen dat we niet nogmaals contact met u opnemen met betrekking tot dezelfde of vergelijkbare functies). U kunt zich op elk gewenst moment afmelden voor uw opname in de talentenpool door contact op te nemen via het e-mailadres vermeld in Sectie 9 hieronder. Indien wettelijk vereist, zullen wij uw toestemming verkrijgen alvorens uw persoonlijke informatie in de talentenpool op te nemen.

3. Doeleinden van het verwerken van persoonlijke gegevens

We verzamelen en gebruiken deze persoonlijke gegevens om onze aan werving gerelateerde activiteiten te beheren, voor organisatorische planningsdoeleinden wereldwijd, evenals om te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Daarom gebruiken we uw persoonlijke gegevens om nieuw talent te identificeren en te bereiken, om uw kwalificaties te bepalen en om een besluit tot aanstelling te nemen en om onze rekruterings- en wervingsprocessen in het algemeen te beheren en te verbeteren. Dit omvat het beoordelen van uw vaardigheden, kwalificaties en achtergrondinformatie voor een bepaalde functie, het organiseren van interviews en tests, het verifiëren van uw informatie, het uitvoeren van onze referentiecontroles of achtergrondcontroles (indien van toepassing), het algemeen beheren van het wervingsproces en het communiceren met u erover. 

Als u wordt aangenomen voor een functie bij C&W, zal de informatie die tijdens het wervingsproces wordt verzameld ook worden gebruikt om te helpen bij het onboardingproces (inclusief het instellen van systeemtoegang en het voorbereiden op introductie), en zal deze informatie deel uitmaken van uw doorlopende personeelsdossier (indien relevant voor de lopende arbeidsrelatie). 

4. Met wie we uw persoonlijke gegevens delen en overdracht naar het buitenland

We zorgen ervoor dat alleen toegang wordt geboden tot persoonlijke gegevens: (i) aan diegenen die dergelijke toegang nodig hebben om hun taken en plichten uit te voeren; (ii) aan onze groepsmaatschappijen voor verwerking in overeenstemming met deze Privacyverklaring; en (iii) in de andere omstandigheden die hieronder in deze sectie worden beschreven. Telkens wanneer we een derde toestaan toegang te krijgen tot persoonlijke informatie, zullen we gepaste maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de informatie wordt gebruikt op een wijze die consistent is met deze Privacyverklaring en die de veiligheid en vertrouwelijkheid van de informatie handhaaft. 

Overdracht naar andere bedrijven van onze groep

We zullen uw persoonlijke gegevens delen met andere leden van de C&W Group voor de verwerking in overeenstemming met de doeleinden uiteengezet in deze privacyverklaring. 

Overdracht aan externe dienstverleners

We kunnen bepaalde persoonlijke gegevens beschikbaar stellen aan derden die diensten met betrekking tot het wervingsproces aan ons leveren, waaronder:

  • wervende of uitvoerende zoekbureaus in het hele land die betrokken zijn bij uw werving; 
  • achtergrondcontroles in het land of andere screeningaanbieders en relevante lokale bureaus voor het controleren van criminele gegevens (waar relevant);
  • IT-serviceproviders, d.w.z. gegevensopslag, leveranciers van IT-toepassingen/hulpmiddelen, IT-ontwikkelaars en ondersteuningsaanbieders en aanbieders van hostingservices in relatie tot onze loopbaanwebsite; 

Meer informatie over onze groepsmaatschappijen en over de IT-serviceproviders (en hun locaties) die uw persoonlijke gegevens kunnen verwerken, kan op verzoek worden verstrekt via de hieronder aangegeven contactgegevens. Deze serviceproviders kunnen in de loop van de tijd veranderen, maar we zullen er altijd voor zorgen dat derden die met uw persoonlijke gegevens omgaan dit doen op een manier die overeenkomt met deze Privacyverklaring en die in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. 

We kunnen ook persoonlijke gegevens aan derden bekendmaken op andere wettige gronden, waaronder:

  • Wanneer u uw toestemming hebt gegeven;
  • Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, waaronder wanneer nodig om zich te houden aan wet- en regelgeving of contracten, of om te reageren op een gerechtelijk bevel, administratieve of gerechtelijke procedure, inclusief, maar niet beperkt tot, een dagvaarding, overheidscontrole of huiszoekingsbevel; 
  • In antwoord op wettige verzoeken van overheidsinstanties (inclusief voor belastingen, immigratie, gezondheid en veiligheid, bedrijfsregistratie, nationale veiligheid of wetshandhavingsdoeleinden); 
  • Aan relevante toezichthouders, wanneer C&W voorstelt om u een gereguleerde training aan te bieden als onderdeel van de potentiële functie; 
  • Zo nodig om potentiële, bedreigde of feitelijke wettelijke claims vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen;
  • Waar nodig om uw vitale belangen of die van een andere persoon te beschermen; en/of
  • In verband met de verkoop, overdracht of andere overdracht van ons gehele of een deel van ons bedrijf.

In sommige gevallen kan de hierboven beschreven uitwisseling ertoe leiden dat uw persoonlijke gegevens internationaal worden overgedragen, inclusief vanuit de Europese Economische Ruimte naar een land daarbuiten. Deze landen kunnen gegevensbeschermingswetten hebben die verschillen van de wetten van uw land (en kunnen in sommige gevallen mogelijk niet zo beschermend zijn).

Om precies te zijn, onze website-servers bevinden zich in de Verenigde Staten en onze groepsbedrijven en externe dienstverleners zijn over de hele wereld gevestigd. Dit betekent dat wanneer wij uw persoonlijke gegevens verzamelen, wij deze in elk van deze landen kunnen verwerken. Wij maken bijvoorbeeld gebruik van een rekruteringsplatform dat de verwerking van persoonlijke wervingsgegevens in de VS omvat.

We ondernemen echter stappen om uw persoonlijke gegevens te beschermen in overeenstemming met deze Privacyverklaring. Deze omvatten de implementatie van de standaard contractbepalingen van de Europese Commissie (krachtens artikel 46.2 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming) voor de overdracht van persoonlijke gegevens aan ons Amerikaanse hoofdkantoor. Onze standaard contractbepalingen kunnen op verzoek worden verstrekt. 

In het kader van bepaalde afspraken met onze externe dienstverleners vertrouwen wij op de registratie van dergelijke dienstverleners onder het EU-US Privacy Shield (conform artikel 45 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming) en verdere details kunnen op verzoek worden verstrekt.

5. Rechtsgrond voor de verwerking van persoonlijke gegevens

Volgens de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming is onze rechtsgrond voor het verwerken van uw persoonlijke gegevens in het kader van het wervingsproces: 

  • om te voldoen aan de geldende immigratiewetgeving en/of arbeidswetgeving en -voorschriften; 
  • om stappen te nemen voorafgaand aan het aangaan van een arbeidsovereenkomst met u, waarbij u in aanmerking komt voor een dienstbetrekking; 
  • om de rechten en belangen van de C&W-groep, onze werknemers, sollicitanten en anderen te beschermen, zoals vereist en toegestaan door de toepasselijke wetgeving;
  • uw vrijwillige toestemming;
  • onze legitieme belangen (zoals hierboven samengevat in Sectie 3) (die niet worden ondermijnd door uw belangen op het gebied van gegevensbescherming of fundamentele rechten en vrijheden, met name rekening houdend met de waarborgen die wij hebben ingesteld, bijvoorbeeld die beschreven staan in Sectie 4 hierboven).

U kunt ervoor kiezen om geen persoonlijke gegevens aan ons te verstrekken. Tenzij anderszins aangegeven, is het echter noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke vereiste of om te beoordelen of u geschikt bent voor een aangeboden functie. 

Als u vragen hebt over of nadere informatie wenst over de rechtsgrond waarop wij uw persoonlijke gegevens verzamelen en gebruiken, neem dan contact met ons op via de contactgegevens in Sectie 9 hieronder. 

6. Bewaartermijnen van gegevens

Persoonlijke gegevens worden opgeslagen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en zolang bewaard als nodig is voor het uitvoeren van de doeleinden die worden beschreven in deze privacyverklaring of zoals anderszins vereist door de toepasselijke wetgeving. 

Als uw sollicitatie niet succesvol is en u zich niet afmeldt van opname van uw persoonlijke gegevens in onze talentenpool, bewaren wij uw profielgegevens gedurende 12 maanden vanaf de datum waarop u uw sollicitatie hebt ingediend (of vanaf de laatste update van uw gegevens door u). Voordat u uw profielgegevens verwijdert, kunnen we u een herinnering sturen om u een optie te bieden om uw persoonlijke gegevens in onze talentenpool te bewaren na de bovenstaande periode. Als u ja zegt, bewaren we uw persoonlijke gegevens gedurende een extra periode van 12 maanden. Indien dit vereist is volgens de toepasselijke wetgeving in een bepaald EMEA-land, zullen we uw expliciete toestemming verkrijgen om uw gegevens in de talentenpool op te nemen.

Wanneer we personen controleren voor bepaalde functies (indien toegestaan en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving), vernietigen we de informatie die is verkregen door een controleonderzoek zo snel mogelijk, of in ieder geval binnen 6 maanden (waarbij alleen een bestand van het resultaat wordt bewaard). 

Over het algemeen zullen we geen wervingsbestanden bijhouden na de wettelijke periode waarin een claim die voortkomt uit het wervingsproces kan worden ingesteld tenzij er een duidelijke zakelijke reden is om deze periode te overschrijden.

8. Uw rechten op gegevensbescherming

Als de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming van toepassing is, kunt u de rechten waarover u volgens die wetten beschikt, als volgt uitoefenen:

  • Als u toegang, correctie, update of verwijdering van uw persoonlijke gegevens wilt aanvragen, kunt u dit op elk moment doen door contact met ons op te nemen via de contactgegevens vermeld in Sectie 9 hieronder. 
  • U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens, ons vragen om de verwerking van uw persoonlijke gegevens te beperken of om de portabiliteit van uw persoonlijke gegevens vragen. Nogmaals, u kunt dit doen door contact met ons op te nemen via de contactgegevens vermeld in Sectie 9 hieronder. 
  • Als we uw persoonlijke gegevens verwerken op basis van uw toestemming, kunt u uw toestemming op elk gewenst moment intrekken. Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerkingen die we voorafgaand aan uw intrekking hebben uitgevoerd, noch zal dit van invloed zijn op de verwerking van uw persoonlijke gegevens die wordt uitgevoerd op grond van wettelijke verwerking in plaats van toestemming.
  • U hebt het recht om bij een autoriteit voor gegevensbescherming een klacht in te dienen over onze verzameling en gebruik van uw persoonlijke gegevens. Neem voor meer informatie contact op met uw lokale autoriteit voor gegevensbescherming. 

We reageren op alle verzoeken die we ontvangen van personen die hun gegevensbeschermingsrechten willen uitoefenen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

9. Contactgegevens

U kunt eventuele vragen of verzoeken met betrekking tot deze privacyverklaring richten aan privacyemea@cushwake.com. Als u in Duitsland bent, kunt u contact opnemen met de Duitse functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer, DPO) van C&W. Contactgegevens van onze in Duitsland gevestigde DPO zijn hier te vinden [link].